取引先からメールやチャットの返信がなくて困った…そんなときの対処法!

新しい生活様式の中でテレワークが進んだ会社も多くあります。そのなかで「連絡は電話ではなく、なるべくメールでください」と言われたご経験はありませんか?
また最近ではチャットなどのアプリを活用して仕事を進めているという方も多いのではないでしょうか。
メールやチャットは相手の都合の良い時間に確認してもらえるという利点がある一方で、返事がなくて困ってしまう場合もあります。

今回はメールやチャットの返信がない時の対処法を考えていきます。

まずは確認しよう

相手の返事がない、と思ったときはまずは以下のことを確認してみましょう。

・メールやチャットは送信されているか
→ネットワーク環境などが原因で、あなたのメールやチャットが送信されていない可能性があります。配信設定をしている場合は配信日が未来日になっている、ということも考えられます。メールであれば、送信済みボックスに入っているか確認しましょう。チャットであれば送信済みの表示がされているか確認しましょう。

・宛先は問題なかったか
もう一度入力したアドレスに間違いがなかったか確認しておきましょう。
また宛先に複数の人が入っていると誰が返信すべきか迷ってしまう場合もあります。要件を伝えたい人(返信して欲しい人)はTo、関係者はccに入れることで対象を明確にしましょう。チャットの場合はチーム全体ではなく、個人名に通知するとよいでしょう。

・相手の会社の休日
メールを送った日付が相手の会社の休日であれば、すぐに返信はできません。また、休日前の終業時間ギリギリに送信したため、メールに気づかなかったのかもしれません。休日をはさむと受信メールが多くなり、送信したメールが埋もれてしまう恐れがあります。早めに返信が欲しい内容の場合は、相手の会社のHPやメールの署名などで定休日を確認してから送信することをおすすめします。期日に余裕を持って連絡を取るように心がけましょう。

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URL:https://kyujin.imh-sol.co.jp/imh/column/A00522604164/CDcolumn_d.htm

対処法

上記を確認したうえで、返信が確認できなかった場合には再度連絡をします。この時に「早く返信してください」と直接的に伝えると、相手に不快な思いをさせてしまう可能性もあります。以下のポイントを押さえて丁寧に連絡を取りましょう。

1,謙虚な文面を心がける
 相手が緊急事態への対応などで、メールを確認できていないと考えるようにしましょう。「再送信」「緊急」「至急」「リマインド」という言葉をつけてしまうと相手を急かしているように見えるので「ご確認」などとメールタイトルにつけると丁寧です。

2,いつまでに返信が欲しいのか伝える
 メールやチャットは確認しているが、返信の必要がないと思っている可能性もあります。「恐れ入りますが、○月○日(曜日)までにご返送いただくことは可能でしょうか」と書くことで丁寧に期限を伝えることができます。またこの時に返信の期限を設けている理由を伝えることで、相手はあなたに「協力してあげよう」という気持ちになります。
<メールの例>----------------------------------

タイトル:<ご確認>申し込み書類のご返送について

○○会社
○○さま

お世話になっております。
△△会社の△△です。

先日はお打ち合わせのお時間をいただきありがとうございました。
その後、お申込書をメールさせていただいたのですが、ご確認いただけましたでしょうか。

お忙しいところ恐れ入りますが、申請の都合上、~月~日までにご返送いただけますと幸いです。

行き違いでご連絡いただいておりましたらご容赦ください。
どうぞよろしくお願いいたします。

署名

--------------------------------------------

このように丁寧にメールやチャットを送っても、確認が遅くなってしまう人もいます。円滑に仕事が進められるよう、メールやチャットの再送だけでなく下記の例のような対策をとることも一つの手です。

<その他の解決策の例>
・内容を確認したら、開封通知メールを送る・メールやチャットにスタンプを押すなどのルールを決める
・(社内の場合)直接話しかけてみる
・メールやチャットをした後に電話をかける

いずれの場合も相手が不快にならないように配慮しましょう。

最後に

いかがでしたか。社内外問わず、ビジネスメールのやり取りはなるべく早く返すことがマナーです。
しかし、仕事で立て込んでしまい、返信が遅れてしまうことは誰にでもあることです。相手の状況をおもんばかりつつ、お互いの仕事をスムーズに進めるために返信がない場合はメールやチャットを確認してもらうように丁寧に依頼しましょう。
またあなた自身も「責任をもって仕事をしている」という熱意ことを相手に伝えるためにも、メールやチャットになるべく早く返信するようにしましょう。そうすれば相手と信頼関係が構築され、新たなビジネスチャンスが生まれるかもしれません。

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