やることが山ほどあるのに仕事を頼まれると、ついつい引き受けてしまう。その結果、やることが増え、パニックに・・。そんな経験をしたことはありませんか?
仕事を頼まれることは「自分を信頼してくれているから=自分の存在価値につながる」と考える方も多いようです。でも、それで時間に追われてしまうのはどうでしょうか。自分の仕事も頼まれた仕事も中途半端なものになってしまうかもしれません。仕事の効率を上げるためにも正しく断るスキルを身に着けることが必要です。
今回は「頼まれたお仕事を上手に断る方法」を考えていきます。
「期待に応えなくては…」「断ったらもう仕事を任せてもらえないかもしれない」「嫌われてしまうかもしれない」そう思って頼まれたことを断れない方もいますよね。
いくつかの仕事を抱えている場合、頼まれた仕事を引き受けることによって、少なからず今の仕事に影響がでてきます。今の仕事がおろそかになってしまっては、逆にあなたの信用が失われてしまいます。また、すべての仕事を完璧にこなそうとして、時間が足りなくなって残業になってしまうなど、心も体も疲れてしまいます。
仕事ができる人は自分の仕事の処理能力を把握しているものです。しかし「ちょっと無理すればできるかも」と思うときは、どこかでひずみが生じる可能性があります。こんな時は思い切って断ることも重要です。
断るか引き受けるか、以下の点を判断の基準としてみてはいかがでしょうか
・緊急の対応が必要な案件か
・今の仕事に大きな支障をきたさない範囲の業務量か
断ることは引き受けるより勇気がいることです。その後の関係が悪くならないような断り方をSTEPにそって紹介します。
引き受けられない場合は早い段階で、受けられないことを伝えましょう。その際には「できません」だけではなく、「お声がけいただいたのに申し訳ございません」など心苦しさを表す一言そえると、相手も嫌な気持ちにならずに済みます。相手はあなたを頼って声をかけてくれています。期待に応えられないことに対しては丁寧にお詫びをしましょう。
ただ断るのではなく、引き受けられない理由も伝えるとよいでしょう。「○○の納期が迫っており、今日中にこの資料を仕上げなくてはいけないため・・・」「今日は××の仕事にかかりきりでして…」と正直に伝えましょう。
理由を明確にすることで「忙しいので無理です」と断る場合に比べ相手が受ける印象が異なってきます。相手も「今日は無理でもまた頼りにしよう」と思ってもらえます。
STEP1,2に加え、代替案も伝えられるとベストです。「明日であれば可能ですがいかがでしょう」「この部分だけであればできそうなのですが…いかがでしょう」など考えられる代替案と言葉を添えると、誠意を感じてもらえます。
コミュニケーションが円滑であれば仕事も効率よく進めることができます。頼まれた仕事を断らざるを得ないときも紹介したステップを思い出してみてください。誠意をもって断ることであなたの評価もあがり、相手とのより良いコミュニケーションを築くきっかけとなるかもしれません。
Copyright © ISETAN MITSUKOSHI HUMAN SOLUTIONS. All Rights Reserved.