年度末の3月、溜まったお仕事に追われているという方もいらっしゃいますよね。また4月から別の部署に異動することが決まっている、あるいは転職することが決まっているという方もいらっしゃることと思います。「立つ鳥跡を濁さず」ということわざがあるように、残る人にお仕事は残さずに、次の地で活躍したいところ。そこで今回は期日が迫っているお仕事の整理術をお教えします。毎日のお仕事を効率よく片付けて定時退社しましょう！
「何から手を付けていいのかわからない」「やることが山のようにある」と思ってしまいがちですが、まずは現状やらなくてはならない仕事を見えるように書き出してみましょう。このように見える化すると、やり残しなく完了することが出来ますし、思わぬ「やらなくてはいけないこと」が見つかる可能性があります。またその逆で「なんとなくやらなくてはならないことに追われている」という感覚がなくなり、次のステップである「優先順位」がつけやすくなります。
見つかった「やらなくてはならないこと」はグループ化して考えるとさらに見えやすくなります。例えば「○○さんに引き継ぐ事項」「〇日までに完成して提出する資料作成に関わること」など大きなまとまりで捉えましょう。
次に書き出してみた「やらなくてはならないこと」を時間がかかる順(期限が迫っている順)や優先度が高い順で並べてみましょう。その順位の高い順に取り組んでいくと、うまくお仕事を片付けることができます。一度にすべての事項を効率よく進めることも大切ですが、期限が迫っているお仕事に関しては優先順位をつけてとりくむことがおすすめです。
優先順位がついたら、さらにそのなかでも時間がかかること・優先度が高いことを考えて取り組みましょう。また自分のペースだけでなく、働く仲間との協力が必要な仕事もありますので、関わるメンバーのスケジュールを把握して上手くお仕事をお願いすることも肝心です。
ここまでの流れを実行していても、なかなか仕事が進まないという方もいらっしゃるかと思います。この場合にはさらに短期的な「今日」「今週」のスケジュール設定が有効です。
具体的には「目標を達成するには今週ここまでやらなくてはならない」→「そのためには今日ここまでやる必要がある」→「今日の午前中にはここまでやろう」といった流れで細かくスケジュールを立てていきましょう。もちろん計画した通りに仕事が進まなかった、という日もあります。そういった日も焦らず、できなかったお仕事をいつ取り返すことが出来るかを考えましょう。
このような流れで日々のお仕事で「やらなくてはいけないこと」を実行していると「自分はこの仕事を完了するのに〇分かかる」ということが分かるようになります。所要時間が分かると1日の予定が立てやすくなり、効率的に仕事を進めることが出来るようになります。
ここまでの流れが出来れば、自然に仕事が整理できるのではないでしょうか？仕事が整理できていると気持ちに余裕がうまれますね。
実はこの流れは私生活でも役立てることが出来ます。例えば料理をするとき。ご飯を炊いている間に時間のかかるメイン料理を作り、合間に副菜を作ったり洗い物を片付けたり…優先順位と時間がかかるものから取り掛かると効率的にできますね。
優先順位をつけてみたものの、やることが多く完了するのが困難だという場合もあると思います。そういった場合には周囲の方に相談してみることも大切です。自分で抱え込みすぎずに、仲間や上司を頼ることで円滑に進むこともあります。
いかがでしたか？なんとなく「忙しい」と焦るのではなく、やるべきタスクを分解して考えて、優先順位をつけてみましょう。効率よく仕事をして定時に退社することを目指し、ワークライフバランスを充実させていきましょう！
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